Alles neu macht der Mai? Nicht alles, aber einiges! Bei Günther waren wir wieder fleißig in den letzten Monaten und haben weiter entwickelt, angepasst und an den Stellschrauben der Verbesserung gedreht. Dabei herausgekommen sind ein neues advanter® Logistik-Tool, über das wir mit unserem Entwickler Alexander Wehl gesprochen haben (siehe Interview), eine advanter® Web-BDE nun auch für Projekte, ein Update unseres Ticketsystems sowie eine automatisierte Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei Lieferungen an Partner im europäischen Ausland. Weiteres Thema: Die drupa, auf der wir vom 03. bis zum 16. Mai ausstellen werden. Wir laden Sie recht herzlich ein, uns auf der Messe zu besuchen (Halle 7 / Stand E13).
Gespräch mit advanter® Entwickler
Alexander Wehl über das neue Logistik-Tool
Herr Wehl, was ist das, das neue advanter® Logistik-Tool?
Nun, ein Kunde von uns hat sich eine Logistiklösung gewünscht, die das Recherchieren von Fracht- und Speditionskosten während der Auftragserstellung automatisiert. Bislang ist es so, dass die Kosten für die Ware im System hinterlegt sind, die Transportkosten aber vom Sachbearbeiter nachgeschlagen werden müssen. Dabei gilt es die Kostenfaktoren Gewicht, Entfernung, Volumen abzuklären und den entsprechenden Transportpreis zu ermitteln. Wir haben uns mit dem Kunden zusammengesetzt, ein Konzept entworfen und das entsprechende Tool entwickelt.
Was kann es?
Es fügt dem Angebot – oder in den weiteren Schritten der Bearbeitung auch dem Auftrag, dem Lieferschein oder der Rechnung – den Posten Fracht zu. Dazu müssen natürlich vom advanter® Anwender die Frachtkosten der Spedition hinterlegt sein. Das heißt die entsprechenden Preistabellen nach Gewicht, Volumen und Entfernung. Kommt eine Anfrage rein und wird das entsprechende Angebot erstellt, fügt advanter® nach Eingabe der Frachtparameter – zum Beispiel auch, ob die Ware per Express versendet werden soll – die Frachtkosten hinzu.
Welche Vorteile hat das?
Zunächst einmal weiß der potenzielle Auftraggeber genau, wie hoch die Frachtkosten sind. Oft steht da einfach nur „zzgl. Fracht“. Das kann ein Auftragshindernis sein, weil die Gesamtkosten nicht klar sind. Werden die vom Sachbearbeiter über Tabellen und Preislisten recherchiert, ist das aufwändig und auch fehlerbehaftet. Über das advanter® Logistik-Tool sind Fehler nahezu ausgeschlossen, weil die ermittelten Preise auf den hinterlegten Daten basieren. Das bedeutet für alle Beteiligten eine höhere Sicherheit und Verlässlichkeit, weil die Gesamtkosten bereits im Angebot verbindlich festgelegt sind. Wünscht der Kunde Änderungen am Auftrag, lassen sich auch die Frachtposten schnell und einfach neu berechnen und einsetzen. Das beschleunigt die Auftragsabwicklung, spart viel Zeit, Kosten und letztlich auch Nerven.
Wie weit geht die Automatisierung?
Also letztlich entscheidet der Mensch. Das System meldet zum Beispiel, dass die Frachtkosten durch Änderung des Auftrags angepasst werden müssten, zum Beispiel weil noch Ware und Gewicht oder Volumen hinzugekommen sind. Der Sachbearbeiter kann nun die Preise neu berechnen und einfügen oder aber den angegebenen Preis zum Beispiel aus Kulanzgründen beibehalten. Es bleibt also der wichtige Gestaltungsspielraum, um Kunden individuell bedienen zu können.
advanter® Web-BDE (Betriebsdatenerfassung)
nun auch mit Planwerten für Projekte!
Eines der vielen advanter® Features ist die Betriebsdatenerfassung per Web (Web-BDE). Hier lassen sich zum Beispiel Kommen-und-Gehen-Zeiten oder Pausen erfassen und im Gesamtüberblick – beispielsweise am Monatsende – übersichtlich darstellen. Die advanter® Web-BDE hat sich in der Praxis mehr als bewährt und wird von vielen Günther-Kunden eingesetzt. Nun haben wir das System – in enger Zusammenarbeit mit einem Kunden – deutlich erweitert und Möglichkeiten auf Projektebene geschaffen. Dadurch lassen sich jetzt auch Zeiten auf Projekte buchen und damit Projekte besser verwalten und kontrollierter durchführen. Das System zeigt zum Beispiel Projekttermine an und stellt die Projekteinsatzplanung dar – so können alle Beteiligten über eigene Mitarbeiter-Masken sehen, wer wann eingeplant ist. Die Planung aller Einsatzzeiten erfolgt zentral und lässt sich einfach kommunizieren. Der Aufwand für die Abstimmung per E-Mail und Telefon wird deutlich reduziert, was letztlich Zeit und Kosten spart – bei höherer Verlässlichkeit.
Update für das Günther Ticketsystem!
Damit wir Ihre Anfragen schnell und unkompliziert beantworten können, nutzen wir seit geraumer Zeit ein Ticketsystem. Dadurch landen alle Anfragen jeweils an der richtigen Stelle und nichts geht verloren. Das System hat sich mehr als bewährt. Nun haben wir unser Open Ticket Request System (OTRS) von der Version 2.4 auf 3.0 upgedatet. Vorteil für Sie: Die neue Oberfläche sieht nicht nur deutlich schöner und zeitgemäßer aus, sondern bietet Ihnen darüber hinaus ein optimiertes Handling. Ein weiterer Schritt in der Optimierung unseres Customer Supports. Sollten Sie ein aktuelles Anliegen haben, probieren Sie es gerne aus…
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Auf Nummer sicher – einfache Prüfung der Umsatzsteuer-ID
Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerfrei ins europäische Ausland liefern möchten, müssen Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden bzw. Geschäftpartners im Ausland vorher checken. Sie brauchen ein sogenanntes qualifiziertes Zeugnis, das die Gültigkeit der ID bestätigt. Denn: Ist die ID nicht gültig, sind Sie verpflichtet, jeweils die Umsatzsteuer abzuführen. In advanter® haben wir nun ein Tool integriert, das die Abfrage automatisiert. Dazu haben wir eine Schnittstelle zu einem Programmmodul des Bundeszentralamtes für Steuern geschaffen, über die sich die jeweilige Umsatzsteuer-ID schnell und unkompliziert auf Gültigkeit prüfen lässt. Über die spezielle Maske des advanter® Umsatzsteuer-ID-Checks können Sie dann auch die schriftliche Bestätigung per E-Mail anfordern, die Sie zu Ihren Steuerunterlagen nehmen. Bei eventuellen Prüfungen und Nachfragen können Sie so die Gültigkeit der ID zum Zeitpunkt der Abwicklung nachweisen und sind auf der sicheren Seite.
